Dokumen Pribadi Tersusun Rapi, Mahasiswa Ilmu Informasi dan Perpustakaan UNAIR Sosialisasikan Penyimpanan dan Mitigasi Arsip kepada Siswa Kelas IX SMPN 41 Surabaya

Sosialisasi penyimpanan dan mitigasi arsip pribadi oleh mahasiswa magagng IIP UNAIR untuk siswa kelas IX SMPN 41 Surabaya

Mahasiswa magang dari Ilmu Informasi dan Perpustakaan Universitas Airlangga (IIP UNAIR) menyelenggarakan kegiatan sosialisasi mengenai penyimpanan dan mitigasi arsip pribadi pada Rabu, 5 Agustus 2026 yang berlokasi di Aula SMPN 41 Surabaya. Kegiatan ini menjadi salah satu upaya edukasi bagi siswa dalam mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan menjelang pendaftaran ke jenjang pendidikan selanjutnya. Dalam proses pendaftaran, siswa perlu menyiapkan berbagai dokumen sebagai persyaratan administrasi, seperti rapor, ijazah, akta kelahiran, kartu keluarga, dan sebagainya. Sehingga, penataan dan penyimpanan dokumen secara teratur menjadi langkah penting supaya dokumen atau arsip mudah ditemukan dan dapat secara cepat digunakan ketika dibutuhkan. 

Siswa dan siswi kelas IX SMPN 41 Surabaya menjadi sasaran utama dalam kegiatan sosialisasi ini. Pemilihan sasaran tersebut didasarkan pada kebutuhan siswa yang dalam waktu dekat akan mempersiapkan pendaftaran ke jenjang pendidikan selanjutnya. Kepala perpustakaan, pustakawan, serta wali kelas IX SMPN 41 Surabaya turut hadir dalam sosialisasi dan mendampingi siswa selama kegiatan berlangsung guna mendukung kelancaran serta menciptakan suasana kegiatan yang kondusif.  

Dalam sosialisasi tersebut, mahasiswa magang IIP UNAIR menyampaikan materi yang dimulai dari pengertian dokumen dan arsip, perbedaan antara dokumen dan arsip, jenis-jenis arsip pribadi, cara menyimpan arsip dengan benar, mitigasi arsip, hingga pengorganisasian arsip secara digital. Dalam sosialisasi ini, penyampaian materi lebih menekankan pada pengelolaan dokumen dan arsip pribadi secara digital. Hal tersebut disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, di mana berbagai aktivitas dan kebutuhan administrasi kini banyak dilakukan secara daring atau digital.

Setelah penyampaian materi, siswa kelas IX diajak mempraktikkan penyimpanan arsip pribadi secara digital menggunakan Google Drive. Praktik ini dilakukan sebagai bentuk penerapan materi sekaligus memperkuat pemahaman siswa melalui pengalaman secara langsung. Kemudian kegiatan dilanjutkan dengan sesi diskusi yang memberikan kesempatan kepada siswa-siswi untuk mengajukan pertanyaan dan berbagi pengalaman terkait pengelolaan dokumen dan arsip pribadi. Untuk menciptakan suasana yang lebih interaktif dan menyenangkan, kegiatan dilanjutkan dengan sesi ice breaking menggunakan platform pembelajaran berbasis permainan yang berisi pertanyaan-pertanyaan singkat seputar materi yang telah disampaikan. 

Sosialisasi ini bertujuan memberikan edukasi kepada siswa mengenai cara menyimpan dan mitigasi dokumen atau arsip pribadi secara terstruktur dan tepat. Dengan pengelolaan yang baik, arsip dapat lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan serta terlindungi dari berbagai risiko kerusakan maupun kehilangan.  Selain itu, sosialisasi ini juga bertujuan untuk memperkenalkan konsep arsip kepada siswa-siswi sedari dini serta menumbuhkan kesadaran mengenai pentingnya arsip dalam menunjang berbagai kebutuhan dan aktivitas kehidupan sehari-hari. 

Kegiatan sosialisasi ini mendapat respons positif dari Putri Puspita Laras A.Md. selaku pustakawan SMPN 41 Surabaya atau yang akrab disapa dengan Kak Putri. Kak Putri menyampaikan bahwa,

 “Kegiatan sosialisasi terkait kearsipan ini merupakan hal baru di SMPN 41 Surabaya, pihak perpustakaan berterima kasih untuk sosialisasi yang telah diadakan.”

Kak Putri juga menambahkan

“Dari sosialisasi tersebut, dapat memperkenalkan arsip serta pengelolaan arsip yang baik dan benar. Alhamdulillah, anak-anak juga sudah paham terkait konsep  arsip tersebut, terlebih lagi pada arsip pribadinya.” 

Kegiatan sosialisasi penyimpanan dan mitigasi arsip ini turut mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDGs 4 tentang Pendidikan Berkualitas (Quality Education). Melalui sosialisasi ini, siswa-siswi kelas IX SMPN 41 Surabaya  tidak hanya memperoleh pengetahuan mengenai arsip, tetapi juga keterampilan praktis dalam mengelola, menyimpan, dan melindungi dokumen atau arsip pribadi secara tepat, salah satunya dengan pengelolaan arsip secara digital. Wawasan praktik pengarsipan secara digital berguna dalam kebutuhan pendidikan dan administrasi siswa kedepannya.

Recap kegiatan sosialisasi dapat dilihat di laman sosial media @wahanabaca41 Sosialisasi Penyimpanan dan Mitigasi Arsip di SMPN 41 Surabaya

#SDG4 #QualityEducation #SDGsUNAIR #KKNPenyetaraan2026